VZOR - před odjezdem
Erasmus+
Studijní pobyty
Nominace na zahraniční univerzitu
- seznam nominovaných studentů včetně jejich základních osobních údajů zasílá po vyhlášení výsledů VŘ na zahraniční univerzity referent studijních pobytů Erasmus+ na OMVI
- zasílání nominací na zahraniční univerzity probíhá dle harmonogramu
- po nominaci by měl student od zahraniční univerzity obdržet e-mail potvrzující přijetí nominace, což nemusí nutně znamenat přijetí studenta ke studiu (obvykle je k přijetí třeba vyřídit další administrativní náležitosti dle pokynů zahraniční univerzity), zasílání informací se řídí pravidly na dané zahraniční univerzitě – některé je posílají ihned, jiné až po celkovém ukončení nominací
Vyplnění a odeslání přihlášky (Application form)
- součástí přihlášky na některých školách je i Learning Agreement (dále LA) či Online Learning Agreement (dále OLA); doporučujeme jej však rovnou zaslat i v případě, že není povinnou součástí; student tak předejde komplikacím způsobeným časovými prodlevami (více informací o dokumentu naleznete níže)
- je třeba, aby student:
- zjistil deadline a požadavky pro podání přihlášky na webových stránkách zahraniční univerzity, většinou tato data student obdrží spolu s dalšími informacemi od zahraniční univerzity
- pokud daná instituce nemá svůj formulář pro přihlášku, lze využít formuláře MENDELU
- přihláška může být i online (občas bývá v obou formách – „papírová“ i online)
- v přihlášce je nutno uvést dobu pobytu – stačí uvést alespoň v rozmezí měsíců (tzn. např. září – leden; pobyt musí trvat nejméně 3 měsíce, maximálně 12 měsíců)
- pokud zahraniční instituce vyžaduje k přihlášce i tzv. Transcript of Records (dále ToR), jedná se o výpis předmětů absolvovaných na MENDELU, který student získá na svém studijním oddělení (univerzita může vyžadovat i další dokumenty)
- potvrzení o úrovni jazykových znalostí (úroveň B2) studentovi nalezne ve svém úložišti v UIS po vykonání jazykového pžezkoušení – v případě problémů prosím kontaktujte Terezu Formáčkovou (tereza.formackova@mendelu.cz)
- přihlášku s přílohami student zasílá na zahraniční instituci dle pokynů zahraniční univerzity
- jakmile zahraniční instituce obdrží přihlášku, začíná občas velmi náročný administrativní proces studentova přijetí – zahraniční instituce by měla studenta kontaktovat a zaslat mu veškeré dostupné informace o studiu a dále by se studentem měla projednat organizační záležitosti spojené s pobytem; už nyní je nutné věnovat pozornost ubytování, jehož zařizování může trvat až několik týdnů
Zrušení pobytu
- nominace na studijní pobyt Erasmus+ je závazná
- pokud je student nucen z vážných důvodu svoji nominaci zrušit, je povinen tak učinit neodkladně prostřednictvím formuláře Oznámení o zpětvzetí zahraniční mobility v UIS (https://is.mendelu.cz/auth/kc/kc.pl?;formular=1;zalozka=novy;podzalozka=hledam_reseni), které je poté automaticky odesláno na OMVI i fakultu
- zároveň má student povinnost zaslat omluvný e-mail zahraničnímu koordinátorovi do zahraničí (v kopii také referentovi studijních pobytů Erasmus+ na OMVI) s vysvětlením důvodu zrušení svého pobytu
- odstoupení od nominace může mít vliv na budoucí možnost zařazení do programu
- studijní pobyt v zahraniční lze realizovat pouze na základě trojstranné studijní smlouvy (Learning Agreement), od akademického roku 2020/2021 používá MENDELU – tzv. Online Learning Agreement (dále OLA)
- některé zahraniční univerzity prozatím na online verzi LA ještě nepřešly a můžou po vás vyžadovat i „klasickou“ papírovou verzi – v tomto případě je nutné, vyplnit nejen OLA, ale i papírovou verzi zaslanou zahraniční univerzitou, a nechat si schválit oba dokumenty
- student je povinen v zahraničí získat minimálně 18 ECTS z odborných předmětů (tj. předměty, které jsou v souladu se studijním zaměřením studenta; může jít o předměty povinné, povinně-volitelné i volitelné); výjimkou jsou doktorandi, kteří pracují na disertaci (nebo dle požadavků fakulty)
- LA/OLA musí být uzavřen před odjezdem na zahraniční studijní pobyt
- LA/OLA se podepisuje v tomto pořadí: student, pověřená osoba na fakultě – podpis zprostředkovává zahraniční fakultní referent, koordinátor v zahraničí
- podpisem LA/OLA pověřená osoba stvrzuje, že se studijním plánem studenta souhlasí a že předměty, které má student v LA zapsány a které na zahraniční instituci úspěšně absolvuje, mu budou po jeho návratu na MENDELU uznány
- informace o studijní nabídce student získá na webových stránkách zahraniční instituce
- některé instituce zasílají studijní katalogy e-mailem přímo nominovaným studentům
- vyřízení LA/OLA může trvat i několik měsíců (především v letním období), doporučujeme jej proto začít vyřizovat v dostatečném předstihu (ideálně zaslat již s přihláškou)
- LA musí být kompletní (tzn. potvrzený MENDELU i zahraniční institucí) před podpisem účastnické smlouvy
- potvrzuje studentovo přijetí na zahraniční univerzitu
- toto potvrzení může mít formu oficiálního dopisu nebo i e-mailu
- pokud zahraniční univerzita studentovi nevystaví vlastní dopis, je možno použít formulář MENDELU (student jej zašle koordinátorovi na přijímající instituci k potvrzení)
- akceptační dopis musí obsahovat jméno studenta, název přijímající organizace a období, na které je student přijat ke studiu (přesná data od – do; včetně orientačního týdne, uvítacích aktivit apod.)
- pokud akceptační dopis neobsahuje přesná data pobytu, doloží student ještě harmonogram semestru
- po obdržení Letter of acceptance student:
- nechá zapsat pobyt do UIS referentem zahraničního oddělení své fakulty (předloží Letter of acceptance s daty pobytu; poté se v UIS zobrazí ikonka bankovního spojení a Checklisty)
- zadá číslo EURO účtu do UIS (přes Portál studenta → Moje zahraniční studium)
- je možno zadat EURový účet jakékoliv banky i banky zahraniční – v tomto případě student hradí náklady za platbu stipendia do zahraničí a při podpisu ÚS podepíše Prohlášení majitele bankovního účtu (obdržíte při podpisu smlouvy)
- pokud si student chce zřídit EURO účet u KB, a.s. (více informací najdete v prezentaci z informační schůzky), bude potřebovat tyto doklady:
- ISIC kartu
- akceptační dopis
- potvrzení o nominaci na zahraniční univerzitu – vydává referent zahraničního oddělení fakulty
- vyřídí návrh na vyslání (UIS – eAgenda – Zahraniční cesty), na základě kterého pak řeší pojištění
- na základě dat v Letter of Acceptance bude studentovi vystavena ÚS a vypočtena výše stipendia
Akceptační dopis (formulář MENDELU)
Návrh na vyslání – návod na vyplnění
Seznam kontaktů pro Erasmus+ na MENDELU
- slouží pro odevzdávání dokumentů ke studijnímu pobytu (některá pole jsou pouze zaškrtávací a slouží pro označení splnění povinnosti – např. bankovní spojení a shoda LA s ToR)
- aplikace je přístupná v UIS v Portálu studenta (poté, co si student nechá zadat pobyt do UIS na základě akceptačního dopisu)
- povinné dokumenty (tj. dokumenty, které musí do aplikace nahrát všichni studenti) jsou tyto:
- před odjezdem
- Letter of acceptance (v aplikaci schvaluje referent studijních pobytů Erasmus+ na OMVI)
- Learning agreement / Online Learning Agreement (schvaluje fakulta)
- doklad o zaplacení pojištění „MENDELU“ (schvaluje OMVI)
- výsledek vstupního testu OLS (viz níže; schvaluje OMVI)
- Confirmation of Erasmus+ study period (schvaluje OMVI)
- Transcript of Records (schvaluje fakulta)
- výsledek závěrečného testu OLS (schvaluje OMVI)
- potvrzení o vyplnění formuláře EU Survey (schvaluje OMVI)
- před odjezdem
- ostatní dokumenty jsou vyžadovány pouze v případě prodloužení studijního pobytu, změn v LA apod.
- student do aplikace nahrává kompletní dokumenty (tj. se všemi podpisy apod.)
- dokumenty jsou po nahrání do Checklistu automaticky označeny jako neschválené, dokud nejsou zkontrolovány a schváleny příslušnou osobou
- všechny dokumenty musí být v Checklistu schváleny příslušnou osobou (referent studijních pobytů Erasmus+ na OMVI nebo referent pro zahraniční záležitosti fakulty)
- student může s dokumentem pracovat dokud není schválen
- povinné on-line testování jazykové úrovně studentů před a po mobilitě Erasmus+
- jazyková podpora se týká hlavního pracovního jazyka, nikoliv jazyka země pobytu
- pracovní jazyk student musí vyplnit v LA
- online jazyková podpora:
- umožňuje účastníkům mobilit posoudit své jazykové schopnosti
- platí pro mobility, jejichž hlavním pracovním jazykem je angličtina, němčina, francouzština, španělština, italština, nizozemština, řečtina, polština, portugalština, čeština, dánština, švédština, bulharština, chorvatština, maďarština, rumunština, slovenština a finština
- na základě výsledků jazykového testování může být účastníkovi mobility Erasmus+ přidělena licence pro účast v online jazykovém kurzu (i v místním jazyce)
- student, který získá ve vstupním OLS testu úroveň <B1, získá automaticky licenci k jazykovému kurzu v pracovním jazyce
- více informací na http://erasmusplusols.eu/ nebo v prezentaci z informační schůzky
- veškeré licence studentům přiděluje referent studijních pobytů Erasmus+ na OMVI
- výzvu k vyplnění testu obdrží student na e-mail
- student uskutečňující zahraniční studijní pobyt v rámci programu Erasmus+, který je občanem země EU/EHP do programu zapojené, nemá povinnost žádat o studentské vízum
- od začátku července 2014 platí v Turecku zákonná úprava, podle níž zahraniční studenti nepotřebují studentská víza pro příjezd do země; o pobytové povolení na dobu studia žádají cizineckou policii až po příjezdu (Turecké velvyslanectví v Praze, tel: 224311402/403)
- je-li student občanem státu mimo EU/EHP, může mít povinnost žádat o vízum i do jiné země než do Turecka; přesné informace lze získat na zastupitelských úřadech
- účastnickou smlouvu student uzavře s referentem studijních pobytů Erasmus+ na OMVI nejpozději 2 týdny před plánovaným odjezdem
- student se musí k podpisu ÚS předem objednat
- Letter of acceptance
- Learning agreement/OLA
- doklad o zaplacení pojištění „MENDELU“
- výsledek vstupního testu OLS
- ÚS musí student podepsat osobně před odjezdem do zahraničí
- odjezd na mobilitu bez řádně podepsané ÚS a požadovaných dokumentů není možný
- na základě podpisu ÚS bude studentovi vyplaceno stipendium
Vzor účastnické smlouvy (k prostudování předem)
Přidělení stipendia
- stipendium student obdrží od své domácí vysokoškolské instituce nejpozději 1. den zahájení pobytu v zahraničí
- stipendium bude převedeno na EURO účet studenta zadaný v UIS
Praktická stáž
- Praktickou stáž v zahraniční lze realizovat pouze na základě uzavřené trojstranné smlouvy pro praktické stáže (Traineeship Agreement) se všemi vyplněnými údaji včetně podpisů zodpovědných osob.
- TA musí být uzavřen před odjezdem na zahraniční praktickou stáž, v případě absolventské stáže ještě před ukončením studia.
- Podpisem TA pověřená osoba stvrzuje, že s plánem stáže studenta souhlasí a že obsahová stránka stáže odpovídá jeho studijnímu zaměření. Dále stvrzuje, že mu bude stáže po návratu uznána a udává jakým způsobem.
- Student je povinen použít formulář MENDELU zveřejněný níže.
- Vyřízení TA může trvat i několik měsíců, doporučujeme jej proto začít vyřizovat v dostatečném předstihu.
- Student SÁM zašle svůj TA k potvrzení v zahraniční organizaci.
- Všemi stranami potvrzený TA student předkládá při podpisu Účastnické smlouvy (dále též ÚS).
- slouží pro odevzdávání dokumentů k praktické stáži
- aplikace je přístupná v UIS v Portálu studenta (poté, co si student nechá zadat stáž do UIS na základě Traineeship Agreement)
- povinné dokumenty (tj. dokumenty, které musí do aplikace nahrát všichni studenti) jsou tyto:
- před odjezdem
- všemi stranami podepsaný Traineeship Agreement (schvaluje fakulta)
- doklad o zaplacení pojištění „MENDELU“ (schvaluje OMVI)
- výsledek vstupního testu OLS (viz níže; schvaluje OMVI)
- Traineeship certificate (schvaluje OMVI)
- výsledek závěrečného testu OLS (schvaluje OMVI)
- potvrzení o vyplnení formuláře EU Survey (schvaluje OMVI)
- před odjezdem
- ostatní dokumenty jsou vyžadovány pouze v případě prodloužení praktické stáže, změn v TA apod.
- student do aplikace nahrává kompletní dokumenty (tj. se všemi podpisy apod.)
- dokumenty jsou po nahrání do Checklistu automaticky označeny jako neschválené, dokud nejsou zkontrolovány a schváleny příslušnou osobou
- všechny dokumenty musí být v Checklistu schváleny příslušnou osobou (referent studijních pobytů Erasmus+ na OMVI nebo referent pro zahraniční záležitosti fakulty)
- student může s dokumentem pracovat dokud není schválen
- povinné on-line testování jazykové úrovně studentů před a po mobilitě Erasmus+ (nutno vykonat i u opakovaného výjezdu)
- jazyková podpora se týká hlavního pracovního jazyka, nikoliv jazyka země pobytu
- online jazyková podpora:
- umožňuje účastníkům mobilit posoudit své jazykové schopnosti
- platí pro mobility, jejichž hlavním pracovním jazykem je angličtina, němčina, francouzština, španělština, italština, nizozemština, řečtina, polština, portugalština, čeština, dánština, švédština, bulharština, chorvatština, maďarština, rumunština, slovenština a finština
- na základě výsledků jazykového testování může být účastníkovi mobility Erasmus+ přidělena licence pro účast v online jazykovém kurzu (i v místním jazyce)
- student, který získá ve vstupním OLS testu úroveň <B1, získá automaticky licenci k jazykovému kurzu v pracovním jazyce
- více informací na http://erasmusplusols.eu/ nebo v prezentaci z informační schůzky
- veškeré licence studentům přiděluje referent studijních pobytů Erasmus+ na OMVI
- výzvu k vyplnění testu obdrží student na e-mail
- student uskutečňující praktickou stáž v rámci programu Erasmus+, který je občanem země EU/EHP do programu zapojené, nemá povinnost žádat o studentské vízum
- od začátku července 2014 platí v Turecku zákonná úprava, podle níž zahraniční studenti nepotřebují studentská víza pro příjezd do země; o pobytové povolení na dobu studia žádají cizineckou policii až po příjezdu (Turecké velvyslanectví v Praze, tel: 224311402/403)
- je-li student občanem státu mimo EU/EHP, může mít povinnost žádat o vízum i do jiné země než do Turecka; přesné informace lze získat na zastupitelských úřadech
- účastnickou smlouvu student uzavře s referentem studijních pobytů Erasmus+ na OMVI nejpozději 2 týdny před plánovaným odjezdem
- student se musí k podpisu ÚS předem objednat
- před podpisem ÚS student nahraje do Checklistu tyto dokumenty, všechny dokumenty musí být kompletní, tzn. se všemi požadovanými podpisy
- Traineeship Agreement
- doklad o zaplacení pojištění MENDELU“
- výsledek vstupního testu OLS
- ÚS musí student podepsat osobně před odjezdem do zahraničí
- odjezd na mobilitu bez řádně podepsané ÚS a požadovaných dokumentů není možný
- na základě podpisu ÚS bude studentovi vyplaceno stipendium
Vzor účastnické smlouvy (k prostudování předem)
Přidělení stipendia
- stipendium student obdrží od své domácí vysokoškolské instituce nejpozději 1. den zahájení pobytu v zahraničí
- stipendium bude převedeno na EURO účet studenta zadaný v UIS
Erasmus+ kreditová mobilita
- Nejdřív musíš projít řádným výběrovým řízením.
- Potom si vyřídíš Learning Agreement (SMS)/Traineeship Agreement (STA), a to nejméně 6 týdnů před začátkem mobility. Nezapomeň, že LA/TA musí být v souladu s tvým studijním plánem (tato smlouva je základem pro uznání tvého studia v zahraničí).
- Na zahraničním oddělení fakulty předložíš také Letter of Acceptance od přijímací instituce, podle těchto dat zavede referent fakulty tvoji mobilitu do UIS.
- Abychom ti mohli poslat stipendium, musíš si zařídit eurový účet.
- V UISu si vytvoříš Návrh na vyslání, potom musíš zaplatit pojištění, nově máš možnost zaplatit pojištění online.
- Tvoje vyplněné LA/TA, zaplacené pojištění a číslo účtu nahraješ do Checklistů.
- Když máš vše udělané, tak si domluvíš termín k podpisu Účastnické smlouvy (SMS)/Účastnické smlouvy (SMP) na OMVI (credit.mobility@mendelu.cz), ještě než dorazíš na sjednanou schůzku, tak nám emailem pošli vyplněné osobní údaje ve smlouvě.
- Součástí Účastnické smlouvy je Erasmus+ Charter studenta a Všeobecné podmínky.
- Ještě než vyjedeš, nezapomeň si včas zjistit informace týkající se vízové povinnosti, vše potřebné najdeš na stránkách Ministerstva zahraničních věcí České republiky.
Bilaterální dohody
Studijní pobyty
- Zahraniční univerzita může při administraci pobytu požadovat další dokumenty: Letter of Award, Nomination Confirmation (oba dokumenty vydá v případě potřeby OMVI), příp. potvrzení o pojištění či jiné.
- Learning Agreement – vyplnit a odevzdat na Zahraniční oddělení fakulty. Jedná se smlouvu o předmětech, které bude student na partnerské univerzitě studovat. Schvaluje proděkan pro studijní záležitosti.
- Letter of Acceptance – předložit potvrzení o přijetí (včetně dat začátku a konce semestru) na zahraničním oddělení fakulty, na základě kterého bude pobyt zadán do UIS.
- Návrh na vyslání – vyplnit v UIS. Výjezd specifikujte jako 69|jiná forma krátkodobého výjezdu (Návod na zadání návrhu na vyslání do UIS). Na jeho základě bude sjednáno cestovní pojištění pro cesty do zahraničí na celou dobu pobytu. Student je povinen mít univerzitní pojištění. Jako potvrzení pro ambasádu si stačí vyplnit a vytisknout certifikát z webu. Pojištění se aktivuje až v době skutečného výjezdu, do té doby máte peníze „uloženy“ na univerzitě. Pokud se cesta neuskuteční a Vy nám dáte dopředu vědět, finance Vám budou vráceny, příp. mohou být využity na pozdější výjezd.
- Zapsat se do semestru, ve kterém bude student na výjezdu (studijní oddělení fakulty).
- Zadat/zkontrolovat bankovní spojení v CZK v UIS
- Podpis finanční dohody – finanční dohoda se podepisuje na OMVI za účelem výplaty stipendia. K podpisu finanční dohody je potřeba splnit následující:
- Zadání výjezdu do UIS – zkontrolovat, zda byl pobyt zadán do UIS zahraničním referentem fakulty na základě akceptačního dopisu
- Předložit:
- Potvrzení o zaplacení pojištění – lze vygenerovat v pdf. když u své platby kliknete na „detail“ (úplně vpravo)
- Learning Agreement
- Letter of Acceptance
- Checklisty – nahrát trojstranně podepsaný Learning Agreement, Letter of Acceptance a doklad o zaplacení pojištění do aplikace v UISu
Termín na podpis dohody si domluvíte až poté, co máte nahrané a schválené výše zmíněné dokumenty v Checklistech, a to 2-4 týdny před odjezdem.
- DOPORUČUJI se registrovat v systému DROZD Ministerstva zahraničních věcí: https://drozd.mzv.cz/.
Praktická stáž
- Training Ageement – vyplnit a odevzdat na Zahraniční oddělení fakulty. Jedná se smlouvu o náplni programu na partnerké univerzitě. Schvaluje proděkan pro studijní záležitosti.
- Letter of Acceptance – předložit potvrzení o přijetí (včetně dat začátku a konce pobytu) na zahraničním oddělení fakulty, na základě kterého bude zadán pobyt do UIS.
- Návrh na vyslání – vyplnit v UIS. Výjezd specifikujte jako 69|jiná forma krátkodobého výjezdu (Návod na zadání návrhu na vyslání do UIS). Na jeho základě bude sjednáno cestovní pojištění pro cesty do zahraničí na celou dobu pobytu. Student je povinen mít univerzitní pojištění. Jako potvrzení pro ambasádu si stačí vyplnit a vytisknout certifikát z webu. Pojištění se aktivuje až v době skutečného výjezdu, do té doby máte peníze „uloženy“ na univerzitě. Pokud se cesta neuskuteční a Vy nám dáte dopředu vědět, finance Vám budou vráceny, příp. mohou být využity na pozdější výjezd.
- Zapsat se do semestru, ve kterém bude student na výjezdu (studijní oddělení fakulty).
- Zadat/zkontrolovat bankovní spojení v CZK v UIS.
- Podpis finanční smlouvy– finanční smlouvy se podepisuje na OMVI za účelem výplaty stipendia. K podpisu finanční smlouvy je potřeba splnit následující:
- Zadání výjezdu do UIS – zkontrolovat, zda byl pobyt zadán do UIS zahraničním referentem fakulty na základě akceptačního dopisu
- Předložit:
- Potvrzení o zaplacení pojištění – lze vygenerovat v pdf. když u své platby kliknete na „detail“ (úplně vpravo)
- Training Agreement
- Letter of Acceptance
- Checklisty – nahrát trojstranně podepsaný Training Agreement, Letter of Acceptance a doklad o zaplacení pojištění do aplikace v UISu
Termín na podpis smlouvy si domluvíte až poté, co máte nahrané a schválené výše zmíněné dokumenty v Checklistech, a to 2-4 týdny před odjezdem.
- DOPORUČUJI se registrovat v systému DROZD Ministerstva zahraničních věcí: https://drozd.mzv.cz/.
Letní škola
Úspěšný žadatel před výjezdem na krátkodobou mobilitu postupuje obdobné administrativní kroky jako v případě dlouhodobé stáže (viz výše). Po splnění náležitostí je možné na OMVI 3-4 týdny před odjezdem podepsat finanční smlouvu, na základě které obdrží stipendium ve výši účastnického poplatku. K výplatě je potřeba také doložit doklad o zárukách uskutečnění výjezdu – obvykle doklad o přijetí na LŠ a/nebo výzva k úhradě účastnického poplatku, v ideálním případě výpis z účtu s již uhrazeným poplatkem.
Výjezd s akademikem
Mobilita studentů je administrována stejně jako praktická stáž (viz výše), navíc však musí student 3x podepsat Dohodu student, která slouží k zakoupení letenek. Akademik si klasicky podá cestovní příkaz a vyplní Žádost o podporu zahraniční mobility akademika se studenty, a to min. 45 dnů před plánovanou cestou, včetně jmenného seznamu studentů, a to s ohledem na nutnost včasného zakoupení letenek a výplaty stipendia ještě před odjezdem studentů na stáž (tyto jsou vždy na přelomu měsíce). Před odjezdem dále studenti předloží na OMVI Letter of Acceptance a Training Agreement, včetně uhrazeného pojištění. Po návratu je třeba doložit Traineeship Certificate a v UIS vyplnit závěrečnou zprávu. Akademik předpoží podrobnou zprávu z pobytu, příp. doplní i fotografiemi.
Ph.D. – Krátkodobá stáž
Úspěšný žadatel před výjezdem na konferenci postupuje obdobné administrativní kroky jako v případě dlouhodobé stáže (viz výše). Po splnění náležitostí je možné na OMVI 2-3 týdny před odjezdem (příp. až po návratu) podepsat finanční smlouvu, na základě které obdrží stipendium ve výši registračního poplatku. K výplatě je potřeba také doložit doklad o zárukách uskutečnění výjezdu – obvykle doklad o přijetí abstraktu/zařazení do programu konference apod. (nutno doložit jako přílohu k žádosti).
Ph.D. – Dlouhodobá stáž
- Letter of Acceptance – předložit potvrzení o přijetí (včetně dat začátku a konce pobytu) na zahraničním oddělení fakulty, na základě kterého bude pobyt zadán do UIS.
- Návrh na vyslání – vyplnit v UIS. Výjezd specifikujte jako 69|jiná forma krátkodobého výjezdu (Návod na zadání návrhu na vyslání do UIS). Na jeho základě bude sjednáno cestovní pojištění pro cesty do zahraničí na celou dobu pobytu. Student je povinen mít univerzitní pojištění. Platba je možná online pomocí platební brány: portál studia, financování studia.
- Zapsat se do semestru, ve kterém bude student na výjezdu (studijní oddělení fakulty).
- Zadat/zkontrolovat bankovní spojení v CZK v UIS.
- Podpis finanční smlouvy – finanční smlouva se podepisuje na OMVI za účelem výplaty stipendia. K podpisu finanční smlouvy je potřeba splnit následující:
- Zadání výjezdu do UIS – zkontrolovat, zda byl pobyt zadán do UIS zahraničním referentem fakulty na základě akceptačního dopisu
- Předložit:
- Potvrzení o zaplacení pojištění – lze vygenerovat v pdf. když u své platby kliknete na „detail“ (úplně vpravo)
- Training Agreement
- Letter of Acceptance
3. Checklisty – nahrát trojstranně podepsaný Training Agreement, Letter of Acceptance a doklad o zaplacení pojištění do aplikace v UISu
Termín na podpis dohody si domluvíte až poté, co máte nahrané a schválené výše zmíněné dokumenty v Checklistech, a to 2-4 týdny před plánovaným odjezdem.
Krátkodobé mobility – nenechat jen tady, mimo bilaterálky?
Letní škola (Bc., Mgr.)
Úspěšný žadatel před výjezdem na krátkodobou mobilitu postupuje obdobné administrativní kroky jako v případě dlouhodobé stáže – před odjezdem. Po splnění náležitostí je možné na OMVI 3-4 týdny před odjezdem podepsat finanční smlouvu, na základě které obdrží stipendium ve výši účastnického poplatku. K výplatě je potřeba také doložit doklad o zárukách uskutečnění výjezdu – obvykle doklad o přijetí na LŠ a/nebo výzva k úhradě účastnického poplatku, v ideálním případě výpis z účtu s již uhrazeným poplatkem.
Konference (Ph.D.)
Úspěšný žadatel před výjezdem na konferenci postupuje obdobné administrativní kroky jako v případě dlouhodobé stáže. Po splnění náležitostí je možné na OMVI 2-3 týdny před odjezdem (příp. až po návratu) podepsat finanční smlouvu, na základě které obdrží stipendium ve výši registračního poplatku. K výplatě je potřeba také doložit doklad o zárukách uskutečnění výjezdu – obvykle doklad o přijetí abstraktu/zařazení do programu konference apod. (nutno doložit jako přílohu k žádosti).